最強PMOこと、甲州潤が教える！
嫌われる優秀なPMO VS 好かれるダメPMOプロジェクトのスムーズな進行を進め、成功に導くのがPMOの役割ですが、開発現場からは「ただの御用聞き係でしょ？」「進行管理などの事務作業をしている人」と思われていることも......。ではPMOの本来あるべき姿はどのようなものなのでしょうか？ 本連載では、『DX時代の最強PMOになる方法』の著者であり、PMOとして多くのIT利活用や経営相談をこなす甲州潤さんが「嫌われる優秀なPMO」と「好かれるダメPMO」で対比しながら、優秀なPMOの価値観やマインド、行動を伝えていきます！
あなたのプロジェクトにいるPMOは、本当に「機能」していますか？
プロジェクトの議事録作成や進捗管理は当たり前。しかし、その先にチーム全体の生産性向上や、PMの本質的な業務への集中を促す働きまでできていますか？
もし、あなたをはじめ、関係プレイヤーの多くが「このPMO、本当に必要？」と感じている場面があるなら、それはPMOの「頭の中」に問題があるのかもしれません。
優秀なPMOとそうでないPMO。いったいその違いは、どこにあるのでしょうか。ズバリそれは「頭の中で何を考えているか」にあると考えています。
ここでいう「頭の中」とは、具体的に物事の優先順位をつけられる「判断力」や、先々起こるトラブルをあらかじめ予見しておく「先見性」などを指します。
本記事では、優秀なPMOとダメPMOの「目に見えない思考の差」をお伝えしながら、PMOのあるべき姿についてお話しします。
株式会社office Root（オフィスルート）
代表取締役社長
甲州 潤（こうしゅうじゅん）
国立高専卒業後、ソフトウェア開発企業でSEとして一連の開発業務を経験し、フリーランスに転身。国内大手SI企業の大規模プロジェクトに多数参画し、優秀な人材がいても開発が失敗することに疑問を抱く。PMOとして活動を開始し、多数プロジェクトを成功へ導く。企業との協業も増加し、2020年に法人化。さまざまな企業課題と向き合う日々。著書『DX時代の最強PMOになる方法』（ビジネス教育出版社）
ダメPMOあるあるの一つとしてよく聞くのが、「言われたことしかしない」パターンです。たとえば、プロジェクトマネージャー（PM）が「今日中に○○社へ確認の電話をしておいてください」と指示を出したとしましょう。それに対してPMOが「はい、しておきましたよ」と答えました。このとき、PMはこう思うでしょう。
「え？ それだけ？ 報告は？」
そう問い返すと、PMOは「はい、何か問題でしたか……」と少し戸惑った表情で返してきます。
ダメPMOからすれば、「電話をした」というミッションはこなしたのになぜ？という思考なのでしょう。
しかし、電話をしたという「行動」だけあっても、意味をなしません。それによって「誰に何を確認し、どのような回答があり、次にどうすべきか」といった全体の流れが伝わっていなければ、仕事としては完結していないのです。
一方で、優秀なPMOであれば、このように報告します。
「○○社の△△さんに電話をしました。納期については社内で検討中とのことです。来週火曜日に改めて確認の連絡をしてほしいと依頼がありましたので、カレンダーにリマインドを入れておきました」
優秀なPMOの場合、タスクそのものだけでなく、「その後どうなるのか」「次に何をすべきか」までを見越した報告をします。また、今後同じようなやり取りが繰り返される場合には、報告用のテンプレートを用意したり、タスクと連動した仕組みを整えたりと、全体を効率化する視点も持っています。
別の例も見てみましょう。
PMが「お客さまへの提案資料を金曜日までにお願いします」と依頼したとします。するとダメPMOは、金曜日の17時にそのままお客さまに資料を送ってしまいました。
CCでメールを見たPMはびっくり。
えっ……なんでそのまま送ったの？ こっちはまだ中身確認してないんだけど……。
えっ、金曜日までに資料を送ってと言われたからそうしたのですが……。
両者の間には、冷たい空気が流れます。このような場合、PMが「金曜日に送って」というのは、「そのまま提出せよ」という意味ではなく、「金曜日までにレビューを済ませたものをお客さまに送って」という意味なのです。
一方、優秀なPMOであれば、次のように行動します。
「提案資料は、水曜日の午前中に社内で一度共有しますので、午後にレビューをお願いします。そのうえで、金曜日中にお客様に送れるように進めますね」
このように、単に「言われたこと」を実行するのではなく、その背景や目的、関係者の動きを見越してスケジュールを立てるのが優秀なPMOの行動です。
「いやいや、この二つの事例はPMの伝え方が悪かったんじゃないの？」そう思われる方ももしかしたらいらっしゃるかもしれません。しかし、そこには、「PMがきちんと仕事をしないのが悪い」という他責思考も見え隠れします。
仮にPMからの指示がわかりにくいと感じた場合、その時点で「これは○○という意味で合っていますか？」とPMO側で聞くこともできたはずです。
言われたことのみをこなすだけでは、プロジェクトは前に進みません。重要なのは、「いま、なぜ・誰のために・何をすべきか」を自分で考え、全体の流れに沿って動けるかどうか。その判断と決断にPMOとしての真価が問われるのです。
他にも両者には違いがあります。
優秀なPMOは、プロジェクト単体で物事を考えていません。プロジェクト全体の流れを見渡しており、どこにボトルネックがありそうか、今はどのフェーズなのか、次のステップに進むには何が必要かを常に意識しています。
その根底には、「一日納期がずれたらこれだけの損失が発生する」というリスク意識を持っているからともいえます。
また、フェーズが変わるときなどに周辺環境の動作確認や、不具合がないかなどをチェックします。
より丁寧なPMOの場合、新しい物事を実行する前に「サンドボックス」環境を用意し、検証や検討する時間を確保していきます。こうした「入念な準備」によって、仮に問題が起きても、慌てず対応することができるのです。
一方、ダメPMOはプロジェクトが進んで行くのをただ漫然と見ているだけです。「今は問題が起きていないから大丈夫」と安心してしまい、リスクに備えておくことはありません。その結果、第1フェーズが順調だったものの、第2フェーズが変わった瞬間に進行がストップしてしまうなど、予期せぬ事態に見舞われます。
また、生産性の上がらないメンバーがいたり、納期が遅れたりしても、リスクに対する備えがないため、後手後手で対応に追われてしまうのです。
結果、メンバーが徹夜で作業するといったイレギュラーを発生させてしまい、メンバーに負担をかけてしまうこともあるでしょう。
「流れ」が見通せていないため、このような事態にしばしば陥ってしまうのです。
ダメPMOのプロジェクトでは、
「徹夜で作業した」
「トラブルが起きたけれど、みんなの力を総動員させて何とか難局を乗り切った」
といった事態が起きます。
こうした状況でメンバーに「一緒に頑張る」と寄り添うことは、「達成感」やチームの団結力を生むことがあります。結果として、「ああ、あなたのようなPMOがいてくれてよかった」と現場で好かれる存在になることもあるでしょう。この“寄り添い型”ダメPMOは、困っているメンバーの育成にも多くの時間を費やします。
一方で、優秀なPMOが関わるプロジェクトでは、そもそも大きなトラブル自体が起きません。なぜなら、トラブルを「起こさせないように」普段から準備を怠らないからです。
優秀なPMOは、育成においても過度にべったりとフォローすることはありません。「できません」と訴えるメンバーに対しては、「どこでつまずいたのか、何が問題だったのか」を冷静に分析し、必要であれば人員の入れ替えも視野に入れます。感情ではなく、事実ベースで判断するのです。
ここで、老子の格言である『授人以魚 不如授人以漁』を思い出してください。
「飢えている人に、魚を与えるか、魚の釣り方を教えるか」という話は人材育成にも通じます。
ダメPMOが「魚を与えてあげる」のに対し、優秀なPMOは「魚の釣り方を教える」のです。
そのため、優秀なPMOは、「指摘が的確すぎて厳しい」「空気を読まない」「正論ばかり」……そんな評価され、現場で浮いてしまうこともあります。（このような方はPMOとしては優秀ですが、別のトレーニングが必要です。）
しかし、考えてみてほしいのです。
プロジェクトの目的は、「メンバー同士が仲良くなること」ではないはず。そうであるならば、プロジェクトの成功に価値を置く姿勢を持つPMOこそが、本当のプロフェッショナルといえるのではないでしょうか。
今回は優秀なPMOとダメPMOの「頭の中」について、またそれが関係者へ与える影響をお伝えしてきました。
実はプロジェクトによって、「使いづらいPMOよりも話しやすく親しみやすいPMOの方がいい」と思われることもあります。わいわい、楽しくプロジェクトを進めていく。それは会社の一つの判断ですから、そうした選択もあるでしょう。
しかし、プロジェクトは文化祭ではありません。会社という組織の中で、成果を出すために動いているはずです。そこに立ち返った時、やはり「優秀なPMO」として真価を発揮することが私は大事だと考えています。
「言われたことをこなすPMO」から「自分で流れをつくりだすPMO」へ。それは経験と思考の蓄積でしか達成できません。ぜひ本記事をきっかけにあるべきPMOの姿について考えていただけたら幸いです。
『DX時代の最強PMOになる方法』
著：甲州潤
▼こんなエンジニアはぜひお読みください。
・今の仕事に不満を持っていて、現状を変えたいと思っている
・給料をアップしたい
・エンジニアとしての将来が不安だ
・キャリアアップをしたいが、何をしたらいいかわからない
・PMOに興味がある
・PMOとして仕事をしたい
【目次】
第1章 一番稼げるIT人材は誰か
第2章 これからはPMOが1プロジェクトに1人必要
第3章 SEとPMOの仕事は何が違うか
第4章 稼ぐPMOになる７つのステップ
第5章 優秀なPMOとダメなPMOの見抜き方
第6章 PMOが最低限押さえておきたいシステム知識とスキル
第7章 システムは言われた通りに作ってはいけない
第8章 どんな時代でも生き残れる実力をつけよう
>>>詳細はこちら
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